Centro de ayuda

Primeros pasos

Cuando el administrador de tu empresa te crea como usuario, te llega un correo de FirmaWeb con un enlace para crear tu clave. El enlace dura 72 horas; si vence, pídele que te lo reenvíe.

1. Abre el enlace del correo y crea tu clave (mínimo 10 caracteres).
2. Entra con tu correo y tu clave.
3. Activa la verificación en dos pasos: escanea el código QR con una aplicación como Google Authenticator o Microsoft Authenticator y escribe el código de 6 dígitos que muestra.
4. Guarda los 10 códigos de respaldo que aparecen en pantalla. Cada uno sirve una vez, para entrar si pierdes el teléfono.
5. Lee y acepta los Términos y Condiciones. Se piden una vez, y de nuevo solo si publicamos una versión nueva.

Enviar documentos a firmar

Un proceso agrupa uno o más documentos y las personas que deben firmarlos.

1. Entra a Procesos → Nuevo proceso.
2. Escribe el nombre del proceso. Si tu cuenta tiene varias empresas, elige a cuál corresponde.
3. Agrega a los firmantes (hasta 8): nombre, apellidos, RUT y correo. Firman en el orden en que los escribes: cada uno recibe el correo cuando le toca.
4. Si un firmante está registrado en tu cuenta, presiona su nombre arriba de la lista y se agrega solo.
5. Sube los documentos en PDF (hasta 10, de hasta 20 MB cada uno) y presiona Iniciar proceso.

Cada firmante recibe un correo con un enlace personal. El enlace dura 48 horas; si vence, usa Reenviar acceso (ver Seguimiento).

Privado geolocalizado: además de la firma, se registra la ubicación del firmante en el momento de firmar (el navegador le pide permiso).

Firma masiva

Sirve para enviar a muchas personas a la vez, por ejemplo los contratos o las liquidaciones del mes. Cada persona queda en su propio proceso, con todos sus documentos.

1. Prepara en tu computador una carpeta por persona, con sus PDF adentro. Si quieres, deja junto a esas carpetas un Excel o CSV con las columnas nombres, apellido paterno, apellido materno, RUT y correo.
2. Entra a Procesos → Firma masiva y escribe un nombre para el lote (por ejemplo, "Liquidaciones octubre").
3. Presiona Elige la carpeta del lote y elige la carpeta que contiene a las demás. También puedes arrastrar las carpetas y el Excel a la zona punteada.
4. Revisa que cada fila tenga sus documentos y sus datos. Si no usaste Excel, copia las filas desde tu planilla y pégalas en la primera fila: se reparten solas.
5. Opcional: elige a los firmantes comunes (por ejemplo, el gerente). Firman todos los procesos después de cada persona.
6. Presiona Enviar.

El firmante común firma todo el lote de una vez desde Sin firmar, a medida que van firmando las personas. No recibe un correo por cada documento: le llega uno cuando ya tiene documentos listos y otro cuando todo el lote lo espera. En su consola ve el avance: cuántos están listos para su firma, cuántos ya firmó y cuántas personas faltan.

Quien envió el lote ve el mismo avance en Procesos, al abrir el lote.

Cómo se firma

Si te llegó un correo para firmar

1. Abre el enlace del correo y revisa el documento.
2. Presiona para pedir tu PIN: llega a ese mismo correo. Es de 6 dígitos y vale 5 minutos.
3. Escribe el PIN, marca la casilla de aceptación y firma.

Si eres el último en firmar, puedes descargar el documento firmado en esa misma pantalla, y te llega por correo.

Si eres firmante registrado

Firmas desde tu consola, sin PIN: tu identidad la da tu sesión con verificación en dos pasos. Entra a Documentos → Sin firmar: ahí aparece lo que te toca firmar a ti, de cualquier empresa que te haya enviado algo con tu correo y tu RUT.

Seguimiento de procesos

En Procesos → Enviar a Firmar ves tus procesos, con buscador por nombre o número, filtros por estado, fecha y empresa, y el botón Exportar a Excel.

• En proceso: falta que alguien firme.
• Completado: firmaron todos; el documento firmado se descarga desde el detalle.
• Anulado: se canceló antes de que alguien firmara, o pasaron 8 días sin que firmaran todos. Las firmas que no se alcanzaron a usar vuelven a tu saldo.

Desde el menú ••• de cada proceso, o desde su detalle:

• Información del proceso: documentos, firmantes, quién firmó y cuándo, y la actividad completa (correos enviados, enlaces abiertos, PIN pedidos).
• Reenviar acceso al firmante en turno: le manda un enlace nuevo, que dura 7 días.
• Anular: solo mientras nadie haya firmado. Las firmas reservadas vuelven a tu saldo.

Los procesos de firma masiva llevan la marca masivo; al presionarla ves el avance de todo el lote.

Validar un documento firmado

Cada documento firmado lleva un código CVU. Cualquier persona puede escribirlo en Validar para comprobar que el documento es auténtico y ver quién lo firmó y cuándo. No necesita cuenta.

Firmas y saldo

• Se descuenta 1 firma por cada persona que firma, sin importar cuántos documentos tenga el proceso. Ejemplo: un proceso con 2 documentos y 3 firmantes usa 3 firmas.
• Las firmas se reservan al iniciar el proceso y se consumen al completarse. Si anulas el proceso, vuelven a tu saldo las de quienes no alcanzaron a firmar.
• El saldo es uno solo para toda la cuenta, aunque tengas varias empresas.
• Ves tus firmas disponibles y reservadas en el Escritorio. Para ver tu plan, pagar o comprar más firmas, el administrador de la cuenta entra a Mi plan → mi.firmaweb.app (o al botón Ir a mi.firmaweb.app del Escritorio): se abre ya identificado, sin otra clave.

Usuarios y permisos

Solo los administradores ven Administrar → Usuarios.

• Usuario: envía procesos y firma. Ve solo los procesos que envió él.
• Administrador: además crea y desactiva usuarios, y crea empresas y firmantes registrados. También ve solo sus propios procesos.
• Acceso a todos los documentos: es un permiso aparte, que no depende del rol. Quien lo tiene ve los procesos de todos, el Personal, la Inspección DT y la Clave de API.

Al crear un usuario le llega el correo para crear su clave. Desactivar a un usuario cierra sus sesiones al instante.

Firmantes registrados

Son usuarios de tu cuenta que firman seguido (por ejemplo, el gerente o el representante legal). Firman desde su consola, sin PIN, y aparecen con un botón en Nuevo proceso y como firmantes comunes en la firma masiva.

1. Un administrador entra a Administrar → Firmantes registrados y elige al usuario.
2. Al entrar, el usuario ve en su Escritorio el aviso Activa tu firma en la consola: confirma su RUT y un código de su aplicación de autenticación.

Si tu empresa conectó su sistema por API, el firmante registrado también puede firmar desde ese sistema. Por defecto se le pide un código de su aplicación cada vez; si prefiere que no se le pida, él mismo da la autorización permanente en Documentos → Sin firmar, y la retira ahí cuando quiera. Nadie más puede darla por él.

Empresas

Si administras varias razones sociales, sucursales o centros de costo, créalas en Administrar → Empresas. Sirven para ordenar:

• al crear un proceso o un lote eliges la empresa;
• en Enviar a Firmar y en Personal filtras por empresa, y el Excel que exportas trae la columna Empresa;
• al inspector de la Dirección del Trabajo le das acceso a todas o solo a una.

Todas usan las mismas firmas de tu cuenta. Si no las necesitas, no hagas nada: todo queda en la empresa principal. Una empresa no se borra: se desactiva, y lo que ya tiene sigue asignado a ella.

Personal e Inspección del Trabajo

Requiere el permiso Acceso a todos los documentos.

• En Personal → Listado personal mantienes a tus trabajadores: agregar, editar, desvincular (conserva su historial) o borrar si se ingresó por error. Se exporta a Excel.
• En Inspección DT das acceso a un inspector de la Dirección del Trabajo con su correo y un plazo (de 1 a 90 días). No hay clave que comunicar: entra en /inspecciondt con un código de un solo uso que le llega al correo.
• El inspector solo lee: ve a tu personal y los documentos que cada trabajador firmó con tu empresa. Todo lo que consulta queda registrado y lo ves en la misma pantalla. Puedes revocar el acceso cuando termine.

Integración por API

Para que tu sistema (ERP, software de remuneraciones) cree procesos de firma solo. En Administrar → Clave de API generas tus credenciales (requiere el permiso Acceso a todos los documentos).

• La clave se muestra una sola vez: guárdala en un lugar seguro. Nadie de FirmaWeb la conoce.
• Si la pierdes, genera una nueva: la anterior deja de funcionar al instante.

La documentación técnica, con ejemplos, está en API de FirmaWeb: incluye la firma masiva por API, con firmantes comunes que firman el lote completo de una vez.

Mi perfil y seguridad

Desde el botón con tu inicial, arriba a la derecha, entras a Mi perfil:

• cambiar tu clave;
• generar códigos de respaldo nuevos (los anteriores dejan de servir);
• ver tus sesiones abiertas y cerrar las que no reconozcas.

¿Olvidaste tu clave? En la pantalla de entrada presiona ¿Olvidaste tu clave? y te llega un enlace al correo. ¿Perdiste el teléfono de la verificación en dos pasos? Entra con un código de respaldo; si no los tienes, escríbenos.